깔끔한 PPT를 완성하는 7가지 비결

무단불법펌질한 글에다가 므흣한♡ 이미지로 주목도를 끌어올리는 아무의 센스! ...랄까나? [웃음]

출처: http://wikitree.co.kr/main/news_view.php?id=60665

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언제나 부장님으로부터 ‘이걸 보고서라고 작성한거야?’라는 말을 듣는 한대리. 밤세워 만든 보고서가 하늘을 나는 그 모습을 보노라면, 집에 계신 ‘엄마’가 그렇게 보고 싶습니다. 엄마~

최근 상무실에서 나오는 부장님의 표정을 본 한대리. 왜그런가 싶어 안테나를 돌려봤습니다. 그랬더니, 부장님이 작성한 서류가 상무실에서 하늘을 날았다고 하네요. 역시 부장님도 보고서 작성 실력이 부족한 듯. 갑작스런 동병상련의 감정이 밀려오는 순간입니다. 

   “그래요, 부장님. 우리 함께 이 상황을 극복해봐요.”

상무님께 꾸중듣는 부장님과 부장님께 꾸중듣는 한대리를 위해 한대리가 나섰습니다. 아무것도 아닌 것 같지만, 와~ 할 정도로 깔끔한 파워포인트 보고서 만들기 위한 7가지 비결! 


1. 안내선 설정으로 통일감 있는 구성을!

파워포인트를 작성하다보면 아래와 같은 상황이 꼭 발생합니다. 어떤 상황이냐고요? 1번, 2번, 이런 식으로 문서를 작성하는데, 첫째 슬라이드에서 작성한 기준을 다음 슬라이드에 적용하기 위해 앞뒤 왔다갔다 하는 그런 상황이지요. 

앞 슬라이드의 기준

뒷 슬라이드의 정렬은…ㅡ,ㅡ.

왔다갔다 수작업으로 하려다보니 줄도 안맞고, 결국은 비뚤빼뚤한 보고서를 제출하는 수 밖에 없습니죠. 그러니 보고서가 하늘로 날아다니는 그런 수모를 겪을 수 밖에요. 

자, 그래서 알려드립니다. 한 눈에 봐도 깔끔해 보이는 파워포인트 보고서 만들기 그 첫 번째 비결, ‘안내선 설정’입니다. 파워포인트에서는 아래와 같이 ‘안내선’이라는 기능을 제공하고 있는데요. 각 문단, 개체의 위치를 표시해놓는 아주 편리한 기능입니다. 

 

그런데 처음 파워포인트를 실행시켰을 때는 위의 안내선이 보이지 않는다구요? (대부분의 경우 안내선이 설정되어 있습니다) 그럴 경우에는 현재 보이는 슬라이드 위에 마우스를 올려 놓고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해주세요. 그럼 아래와 같이 설정 창이 나타나게 되는데요. 그 중에서 ‘눈금 및 안내선’ 메뉴를 클릭해줍니다. 

너무 어려워하지 마시고요(앞으로 더 어려워집니다 ^^;) 그럼 눈금 및 안내선 창이 뜨면 위에서 네 번째 네모인 ‘화면에 그리기 안내선 표시’를 클릭해주세요. 그럼 앞서 보셨던 안내선을 슬라이드 위에서 바로 확인할 수 있습니다. 

 

이제는 각 개체를 안내선에 맞춰 정렬해볼 시기입니다. 우선 앞 슬라이드에 있는 개체의 앞부분과 아래부분에 안내선을 설정해놓구요, 
 

 

 

뒷 슬라이드에 가면 보이는 안내선에 맞춰 개체를 이동시킨 후 서류 작업을 하면 끝! 이렇게 해놓으면 더 이상 앞뒤 왔다갔다하며 줄맞출 필요가 더 이상 없어진다는 사실! 슬라이드를 넘길 때마다 제자리에 딱딱 배치되어 있는 개체들을 흐뭇하게 바라보실 수 있으실거에요.  

여기서 잠깐! 안내선은 어떻게 옮기죠?

안내선을 설정하게 되면 안내선이 슬라이드의 정 가운데에 십자로 놓여있는 것을 보실 수 있으실거에요. 안내선 위로 마우스를 가져간 뒤, 왼쪽 마우스 버튼을 클릭한 후 이동하면 안내선이 따라 움직이는 것을 확인하실 수 있습니다. 

 
2. 모든 셀 크기를 같도록 하려면!

파워포인트에서도 표를 많이 사용합니다. 엑셀이야 당근 표로 되어 있으니.. (엑셀을 워드처럼 사용하시는 분들이 간혹 있으시죠 ㅎㅎ) 그런데 표를 만들다보면 열 넓이가 마음대로 조정이 되지 않는 경우가 있습니다. 

하나 하나 눈대중으로 그 크기를 맞춰서 모두 똑같게 하기에는 너무나 많은 시간이 소요됩니다. 그러다보니 열 맞추기를 포기하는 경우가 많은데요. 아래에 보이는 것처럼 열을 맞추지 않을 경우 전체적인 슬라이드가 지저분해 보일 수도 있다는 사실! 

 

이젠 포기하지 마세요~ 방법을 알려드릴께요. 

우선 커서를 표 안에 놓고 위의 메뉴를 보면 ‘레이아웃’이라는 메뉴가 나타나있는 것을 확인할 수 있으실거에요. 맨 마지막 메뉴입니다. 이 레이아웃을 클릭하면 아래와 같이 ‘행 높이를 같게’와 ‘열 너비를 같게’라는 기능이 있는 것을 볼 수 있습니다. 행 높이를 같게는 셀의 각 높이를 동일하게 맞추는 기능이고, 열 너비를 같게는 지금 우리에게 필요한 그 기능, 셀의 가로 크기를 동일하게 맞추는 기능이죠. 

 

‘열 너비를 같게’를 클릭하게 되면, 전체 표의 가로 크기 범위 내에서 모든 셀의 열 너비를 동일하게 맞춰줍니다. 일단 ‘열 너비를 같게’ 기능을 적용하시면, 군대에서 각 맞추던 그 시절의 추억이 떠오르게 될 거에요. ㅎ


3. 표 안에도 여백은 필요!

우리 부장님을 비롯, 대부분의 사람들이 파워포인트 작업을 할 때 표 안의 디자인에 대해서는 신경을 많이 쓰지 않습니다. 뭔가 답답하고, 한쪽으로 쏠린 그런 느낌을 받는 보고서를 접하게 되는 것도 바로 그 이유에서죠. 표는 다른 개체와는 달리 복잡하고 딱딱한 느낌을 전달해주는 개체인만큼, 내부에 여백 및 소소한 디자인 작업을 하는 것이 매우 중요합니다. 

 

위의 표를 보면 뭔가 이상한 점이 보이지 않으세요? ‘1. 표 간격’ 글씨가 표 왼쪽 라인에 너무 붙어서 답답해 보이죠? 이 경우 왼쪽에 살짝 여백을 준다면 깔끔한 표를 만들 수 있습니다. 

 

해당 셀 안에 마우스를 올리고 오른쪽 버튼을 클릭하면 위와 같은 메뉴를 확인할 수 있어요. 그 중에서 맨 아래에 있는 ‘도형 서식’ 메뉴를 선택해주세요. 그럼 ‘안쪽 여백’이라는 기능을 볼 수 있는데요. 안쪽 여백은 설 안의 상하좌우의 여백을 설정하는 기능입니다. 자, 왼쪽에 살짝 0.2cm 정도 여백 설정을 해보면…

4. 반복된 이미지 등을 넣을 땐 ‘슬라이드 마스터’를!

200장이 넘는 보고서를 거의 끝낸 부장님. 정말 오래간만에 진행한 보고서 작업인지라 심혈을 기울였습니다. 한 장 한 장 넘겨보며 그 땀과 노력을 되새겨 보는 순간!!! 상단 우측에 배치해야 할 회사 로고가 빠져 있는 것을 발견하게 됩니다. 흐미~ 200장이 넘는 슬라이드에 그 이미지를 어떻게 하나하나 넣어야 할지 고민하는 부장님. 이럴 때 ‘슬라이드 마스터’를 알고 계시다면 클릭 몇 번으로 그 고민을 해결할 수 있을텐데 말이죠. 

이렇게 첫 번째 슬라이드에 이미지를 넣었지만… 

다음 슬라이드에는 적용되지 않는 불편한 진실!! 

부장님을 위해 하나하나 설명을 드리자면, 우선 상단의 메뉴에서 ‘보기’를 선택합니다. 

매우 다양한 기능 중에서 ‘슬라이드 마스터’를 클릭해주세요. 슬라이드 마스터란, 모든 슬라이드 또는 특정 양식의 슬라이드에 공통으로 들어가는 개체를 설정해주는 기능이라고 할 수 있어요.  

슬라이드 마스터를 클릭하면 다음과 같은 슬라이드 종류들을 확인할 수 있습니다. 맨 위에 조금 큰 슬라이드에 설정할 경우에는 모든 슬라이드에 공통으로 적용된다는 것 기억해주시고요. 

그 아래에 종류별 슬라이드도 확인할 수 있는데, 만약 제목 슬라이드에만 공통된 개체를 넣고 싶을 경우에는 제목 슬라이드에, 모든 빈 슬라이드에 개체를 넣고 싶을 때는 빈 슬라이드를 선택 해 개체를 삽입하면 끝!

슬라이드 마스터는 주로 페이지 디자인을 구성할 경우에 많이 이용합니다. 기능으로 들어가면 뭔가 슬라이드가 많아 보이지만, 우리가 평상시에 사용하는 슬라이드는 대부분 제목 슬라이드와 빈 슬라이드, 중간 제목을 넣을 때 이용하는 머릿글 슬라이드 정도입니다.(개인마다 차이는 있습니다) 각각 슬라이드에 맞는 디자인을 삽입해주세요~

여기서 잠깐! 그런데, 적용한 슬라이드 마스터가 보이지 않는다고요?

슬라이드 마스터를 닫으면 바로 보일 줄 알았던 개체. 하지만 슬라이드를 아무리 뒤져봐도 보이지 않습니다. 이게 어찌된 일일까요? 이 경우 너무 당황하지 마세요~ 

우선, 슬라이드 마스터에서 어떤 슬라이드에 개체를 적용했는지 기억(또는 확인)해주시고요, 현재 보이는 슬라이드가 개체를 적용한 슬라이드가 맞는지. 만일 아니라면 좌측 슬라이드 리스트에서 마우스 오른쪽버튼을 클릭해 ‘레이아웃’을 아래와 같이 변경해주면 적용되는 것을 확인할 수 있습니다. ^^

5. 파워포인트에서는 ‘Ctrl’ 키를 기억하자!

파워포인트에서 가장 유용한 키가 무엇인가? 라고 질문을 한다면 바로 ‘컨트롤키(Ctrl)’이라고 말하고 싶어요. 그 만큼 다양한 기능을 가지고 있는데요. 그 중에서 몇 가지 기능만 살짝 설명해드릴께요. 이것만 알아도..ㅎㅎ

1) 미세한 개체 이동

앞서 설명해드린 안내선에 맞춰 개체를 이동하려고 하는데, 아주 가끔 개체가 안내선에 딱 맞지 않는 경우가 있습니다. 이 경우, 참~ 난감하죠잉! 딱 정해드립니다. 개체를 선택한 후 방향키를 움직이기 전에 컨트롤키를 누르고 방향키를 눌러보세요. 그럼 개체가 팍팍 움직이던 것에서 살금살금 움직이는 것을 확인할 수 있을거에요. ㅎ

방향키로 안내선에 맞추지 못하는 경우

컨트롤키를 누른 상태에서 방향조정

2) 개체 복사

파워포인트에서 컨트롤키는 ‘복사’를 의미하기도 합니다. 방금 위에서 보여드린 박스 개체 뿐만 아니라 아래에 보이는 안내선 역시 컨트롤키를 이용해 복사를 할 수 있어요. 

방법은 아주 간단합니다. 개체를 선택 후 컨트롤키와 함께 마우스 왼쪽 버튼을 누른채 이동하면 복사가 된다는 사실! 참 쉽죠잉~


6. 원하는 페이지의 서식을 없애고 싶을 때!

슬라이드 마스터에서 빈 슬라이드에 디자인을 적용한 후, 보고서 작성을 하는데 디자인이 없었으면 하는 경우가 간혹 생깁니다. 이 경우 디자인이 적용되지 않은 다른 슬라이드를 넣는 방법도 있지만, 그 자리에서 바로 해당 페이지만 디자인을 없애는(보이지 않게 하는) 기능도 있어요. 

 

어떻게 하냐고요? 해당 슬라이드 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하면 아래와 같이 메뉴창이 뜨는 것을 보실 수 있을거에요. 그 중에서 맨 아래에 보이는 '배경 서식'을 선택합니다. 

배경 서식 메뉴에서 ‘배경 그래픽 숨기기’를 선택하면 해당 슬라이드에 적용된 모든 디자인 요소가 사라집니다. 다시 선택을 해제하면 볼 수 있으니 걱정하지 마세요~ ^^

7. 슬라이드 번호를 일괄 적용할 때!

보고서의 화룡점정! 페이지가 누락되어도 한 번에 알 수 있는 그 기능! 슬라이드 번호입니다. 이 기능을 모를 때는 앞서 설명한 안내선 기능을 활용해 일일이 모든 페이지에 페이지 번호를 입력했어요. ㅡ,.ㅡ 아래와 같이 말이죠.

하지만 더 이상 고민고민 하지마~ 

위의 메뉴 중 ‘삽입’을 클릭하면 끄트머리에 ‘슬라이드 번호’ 기능을 확인할 수 있습니다. 마지막으로 설명해드릴 바로 그 기능이지요. 

 

선택하면 다음과 같은 창을 확인할 수 있는데요. 그 중 ‘슬라이드 번호’를 체크해주세요. 그럼 자동으로 모든 슬라이드에 슬라이드 번호가 입력됩니다. 

 

슬라이드 번호는 슬라이드 마스터에서 수정할 수 있는데요. 아래와 같이 <#>으로 표시된 부분이 바로 슬라이드 번호입니다. 

 

이 개체를 선택한 후 폰트 사이즈 및 색상을 변경해주면… 모든 슬라이드에 동일하게 적용되는 것도 확인하실 수 있을거에요. 

지금까지 파워포인트에서 가장 기본적인 기능을 소개해드렸습니다.

기본 기능이지만, 오늘 설명해드린 7가지 기능만 잘 활용해도 부장님께, 상무님께 칭찬받는 아주 깔끔한 파워포인트 보고서를 작성할 수 있다는 사실! 기초가 가장 중요하다고 하잖아요. ^^ 직장생활에서 빼놓을 수 없는 파워포인트, 그 험난한 길에 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다. 

 

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